1Ruang lingkup

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PPID IAIN Sorong mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan membagikan data pribadi Anda saat menggunakan situs ppid.iainsorong.ac.id, termasuk formulir permohonan informasi, keberatan, pengaduan, dan survei kepuasan.

Dalam hal ini, IAIN Sorong melalui PPID bertindak sebagai pengendali data pribadi sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

2Data yang kami kumpulkan

a. Formulir permohonan informasi publik

• Nama, alamat, pekerjaan, nomor telepon atau WhatsApp, dan alamat email;
• Salinan identitas: KTP untuk perorangan; akta pendirian atau surat keputusan badan hukum dan surat kuasa untuk lembaga;
• Rincian informasi yang diminta, tujuan penggunaan, serta cara memperoleh dan mendapatkan salinan informasi.

b. Formulir keberatan

• Data identitas seperti pada permohonan, identitas kuasa (jika ada), nomor registrasi permohonan, serta alasan dan uraian keberatan.

c. Formulir pengaduan (penyalahgunaan wewenang, mitra kerja, dan gratifikasi)

• Identitas pelapor, uraian kejadian, pihak yang dilaporkan, serta bukti pendukung yang Anda lampirkan.

d. Survei kepuasan dan komunikasi

• Jawaban survei, dan data yang Anda sampaikan melalui email atau WhatsApp.

e. Data teknis dan cookie

• Alamat IP, jenis peramban dan perangkat, serta waktu akses yang tercatat otomatis di log server untuk keperluan keamanan;
• Cookie untuk fungsi situs dan preferensi, sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Cookie.

Kami hanya meminta data yang diperlukan. Mohon tidak melampirkan data pribadi yang tidak diminta, terutama data yang bersifat spesifik seperti data kesehatan atau data keuangan, kecuali benar-benar diperlukan untuk pengaduan Anda.

3Tujuan penggunaan data

• Mencatat, memverifikasi, dan memproses permohonan informasi, keberatan, dan pengaduan dalam jangka waktu yang ditetapkan peraturan perundang-undangan;
• Menghubungi Anda untuk konfirmasi, pemberitahuan tertulis, dan penyampaian informasi atau tanggapan;
• Menyusun laporan dan statistik layanan informasi publik dalam bentuk agregat tanpa identitas;
• Menindaklanjuti pengaduan bersama unit atau pihak yang berwenang;
• Menjaga keamanan situs dan memperbaiki mutu layanan.

Pemrosesan dilakukan berdasarkan pemenuhan kewajiban hukum dan pelaksanaan tugas pelayanan publik sesuai Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, serta persetujuan Anda untuk survei dan komunikasi yang bersifat sukarela.

4Keamanan data

• Situs menggunakan koneksi terenkripsi (HTTPS);
• Akses terhadap data pribadi dibatasi hanya kepada petugas PPID dan pejabat yang berwenang menangani layanan;
• Identitas pelapor pengaduan dijaga kerahasiaannya, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan;
• Dokumen dan data disimpan pada sistem yang dikelola IAIN Sorong atau penyedia layanan yang bekerja atas nama kami.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberitahukan kepada Anda dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 x 24 jam sesuai UU PDP.

5Berbagi data

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda. Data hanya dibagikan sejauh diperlukan kepada:

• Unit kerja di lingkungan IAIN Sorong yang menguasai informasi yang Anda minta;
• Komisi Informasi, jika Anda mengajukan penyelesaian sengketa informasi;
• Aparat pengawasan internal atau penegak hukum, untuk menindaklanjuti pengaduan atau jika diwajibkan hukum;
• Penyedia layanan teknologi yang membantu operasional situs, seperti penyedia server dan Google Forms untuk survei, yang wajib menjaga kerahasiaan data.

Sebagian layanan pihak ketiga, seperti Google Forms, dapat menyimpan data di server di luar Indonesia. Transfer data tersebut dilakukan sesuai ketentuan UU PDP.

6Jangka waktu penyimpanan

Data pribadi disimpan selama diperlukan untuk menyelesaikan layanan, termasuk proses keberatan dan sengketa, dan selanjutnya sesuai jadwal retensi arsip yang berlaku di lingkungan Kementerian Agama. Setelah masa simpan berakhir, data dimusnahkan atau dianonimkan.

7Hak Anda sebagai pemilik data

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• memperoleh informasi tentang tujuan dan dasar pemrosesan data Anda;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• melengkapi, memperbarui, atau memperbaiki data yang tidak akurat;
• meminta pengakhiran pemrosesan serta penghapusan atau pemusnahan data;
• menarik kembali persetujuan yang telah diberikan;
• meminta penundaan atau pembatasan pemrosesan;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
• menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda.

Sebagian hak dapat dibatasi apabila data masih diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, misalnya arsip layanan informasi publik atau proses penegakan hukum. Permintaan akan kami tanggapi dalam jangka waktu yang diatur UU PDP.

8Perubahan kebijakan

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui mengikuti perubahan layanan atau peraturan. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini dengan tanggal pembaruan di bagian atas.

9Kontak

Untuk menggunakan hak Anda atau menyampaikan pertanyaan tentang data pribadi, hubungi PPID IAIN Sorong. Mohon sertakan nama, kontak, dan uraian permintaan Anda.